Ein individuelles CRM ist ein maßgeschneidertes Customer-Relationship-Management-System, das rund um einen spezifischen Prozess, ein eigenes Datenmodell und Ihre Integrationen gebaut wird anstatt ein Standardprodukt (HubSpot, Salesforce, Pipedrive) daran anzupassen.
Standard-CRMs sind schnell gestartet. Individuelle CRMs rechnen sich, sobald Konfigurationsaufwand, Lizenzkosten oder Prozessfit zum Engpass werden. Hier der Vergleich.
| Dimension | Standard | Individuell |
|---|---|---|
| Zeit bis zum ersten Release | ~1–2 Wochen (Basis) | ~4–6 Wochen (Prozess passt) |
| Kosten pro Nutzer | Wachsen mit dem Team | Konstanter Betrieb |
| Prozessfit | Sie passen sich an | Tool passt zum Prozess |
| Integrationsflexibilität | Marketplace-getrieben | Beliebige API, beliebige Auth |
| Vendor-Lock-in | Hoch | Gering (Sie besitzen den Code) |
| Compliance / Audit | Anbieter-abhängig | Auf Ihre Kontrollen zugeschnitten |
Fazit: Wenn Sie mit einem Standard-CRM leben können, bleiben Sie beim Kauf. Bei aufwendiger Konfiguration oder Lizenz-Bloat gewinnt eine Eigenlösung meist bei der 3-Jahres-TCO.
Sobald die Per-Seat-Lizenz 50.000–150.000 € pro Jahr überschreitet, jemand im Team den Großteil der Woche damit zubringt, das Standard-Tool synchron zum Prozess zu halten, oder notwendige Berichte in einer Enterprise-Stufe oder einem kostenpflichtigen Configurator gefangen sind.
Ein Standard-CRM mit 100 Lizenzen zu 100 €/Nutzer/Monat kostet über drei Jahre rund 360.000 € vor Konfiguration und Integrationen. Eine Eigenentwicklung im Standard-Band (90.000–200.000 €) plus Managed-Ops liegt meist ab Jahr 2 darunter und hat keine Lizenz-Decke.
Ja. Wir migrieren regelmäßig aus HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho und Alt-Systemen per typisierter ETL und reversiblem Cutover. Historische Daten (Accounts, Kontakte, Deals, Aktivitäten, Dokumente) werden gegen das neue Schema abgebildet und am Tag 1 abgeglichen.
Ein nutzbares erstes Release läuft meist ab Woche 4–6 intern. Der vollständige Ersatz eines bestehenden Systems ist je nach Integrationen und Migration in 3–6 Monaten erreicht.
Sie besitzen Code und Daten. Das System kann erweitert, im Betrieb umgebaut oder bei umgekehrtem Business Case auf ein Vendor-Produkt gestuft werden. Kein proprietäres Format bindet Sie.
